SINERGITAS DIVISI PARMAS DAN DATIN DALAM PEJABAT PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)

Kamis, 12 November 2020

OLEH : Ami Purwandari (Divisi Data dan Informasi)
Divisi Partisipasi Masyarakat (Parmas), Divisi Data dan Informasi (Datin) dan Kasubbag Teknik Penyelenggaraan Pemilihan/Pemilu (TP) selaku  Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)  se-Jawa Tengah bertemu dalam satu rapat koordinasi tentang pengelolaan PPID yang diselenggarakan oleh KPU Kabupaten Grobogan yang bertempat di Hotel Kyriad Grand Master Purwodadi Grobogan. Rakor Pengelolaan PPID dilaksanakan selama 2 hari, mulai hari Senin – Selasa tanggal 9 -10 November 2020 dengan narasumber dari Komisioner dan Sekretariat KPU Provinsi Jawa Tengah. KPU Provinsi Jawa Tengah dihadiri oleh Yulianto Sudrajat selaku Ketua KPU Provinsi Jawa Tengah, Paulus Widiantoro selaku Divisi Data dan Informasi, Diana Ariyanti selaku Divisi Parmas dan Dewantoputra Adhipermana, S.H, selaku Kabag HTH. KPU Kabupaten Cilacap dalam rakor ini dihadiri oleh M. Muhni selaku Divisi Parmas, Ami Purwandari selaku Divisi Data dan Informasi dan Sarippudin Riyanto selaku Kasubbag Teknik Penyelenggaraan Pemilihan/Pemilu.
Rakor PPID ini bertujuan untuk memberikan gambaran terkait pengelolaan PPID di satker KPU Kabupaten/Kota se-Jawa Tengah terkait dengan adanya tuntutan keterbukaan informasi bagi seluruh badan publik yang merupakan amanat dari UU No. 14 tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik. Sementara maksud dari rakor pengelolaan PPID ini adalah agar KPU Kabupaten/Kota se-Jawa Tengah sebagai badan publik nantinya menjalankan amanah undang-undang keterbukaan informasi publik dengan menginformasikan semua informasi dan dokumentasi yang bersifat publik di dalam Web atau Situsnya
Pada sesi pembukaan rakor yang dilaksanakan di area Joglo Candi Grobogan, disampaikan pesan agar Divisi parmas dan Datin harus bersinergi dalam pengelolaan PPID oleh Yulianto Sudrajat selaku Ketua KPU Provinsi Jawa Tengah. “Dalam pengelolaan PPID di satker masing-masing, harus ada sinergitas antara divisi parmas dan datin untuk mewujudkan keterbukaan informasi yang akurat dan baik”, Kata Yulianto Sudrajat. Acara hari pertama diisi dengan presentasi tentang pengeloaan PPID di satker masing-masing oleh KPU Kabupaten/Kota baik yang sedang pilkada maupun tidak sedang pilkada. Hasil dari paparan supaya ditelaah dan dicermati, yang baik, inovatif dan kreatif supaya dijadikan contoh dan diterapkan di satker masing-masing kabupaten/kota.
Acara Rakor hari kedua diisi dengan paparan materi dengan judul “Siap terbuka dan Berwibawa” yang disampaikan oleh komisioner KPU Provinsi Jawa Tengah Divisi Data dan Informasi, Paulus Widiantoro. Dalam paparan ini Paulus memaparkan tentang informasi-informasi yang harus dipublikasikan di dalam Web atau situs KPU Kabupaten/Kota agar dapat diakses oleh publik. Dalam penjelasannya Paulus mengatakan bahwa divisi parmas dan datin itu ibarat koki dan pramusaji di dalam restoran. “PPID merupakan tanggungjawab bersama antara divisi Parmas dan Datin, tugas datin adalah meramu, menghimpun dan mengolah data sedangkan parmas menyajikan data2 dari datin dengan cara mengunggahnya di dalam ruang publik melalui web atau situs masing-masing satker kabupaten/kota”, Kata Paulus. “Jadi seperti di restoran, koki menghimpun, meramu dan mengolah selanjutnya disajikan oleh pramusaji kepada konsumen. Begitulah gambaran divisi parmas dan datin, ‘ lanjut Paulus.
Sesi selanjutnya diisi oleh Diana Ariyanti, Divisi Parmas KPU Provinsi Jawa Tengah dengan memberikan pancingan kepada KPU Kabupaten/Kota agar mengemukakan rencana tindak lanjut setelah rapat koordinasi PPID ini.
Dari 35 Kabupaten/Kota diambil beberapa untuk mengemukakan rencana ke depan bagi pengembangan PPID di Satker masing-masing. Salah satu Satker yang ditunjuk untuk mengutarakan rencana tindak lanjut rakor PPID ini adalah KPU Kabupaten Jepara. Diwakili oleh Divisi Parmas, Muhammadun, KPU Kabupaten Jepara menyampaikan akan terus mengembangkan PPID dengan memberdayakan SDM yang sudah mumpuni untuk mengenjot inovasi-inovasi baru dalam pengelolaan PPID KPU Kabupaten Jepara. “Kami akan memberdayakan SDM-SDM yang sudah ada dan mumpuni di satker kami untuk membuat inovasi-inovasi baru dalam pengelolaan PPID ini,” Kata Muhammadun. “Dan tentunya divisi pamas dan datin yang hubungannya sudah baik,sinerginya sudah baik akan kami tingkatkan lagi untuk perkembangan PPID di Kabupaten Jepara ini”, lanjut Muhammadun.
Selanjutnya Diana Ariyanti mengemukakan bahwa data-data sebagai bahan informasi publik yang akan disajikan kepada public dalam kegiatan PPID sebaiknya disiapkan terlebih dahulu dengan cara di scanning kemudian disiapkan dalam folder-folder tertentu. “Bisa disiapkan dulu data-data yang akan diinformasikan kepada publik dengan cara discan kemudian disimpan dalam folder khusus atau bisa juga dibuatkan aplikasi arsip digital seperti KPU Kabupaten Cilacap,” kata Diana. “Tujuannya agar nantinya mudah dan tinggal mengunggah saja ke Web/Situs masing-masing satker sehingga tidak tercecer dan ketika dibutuhkan akan cepat dicari dan ditemukan,” lanjut Diana.
Sesi Terakhir adalah kesimpulan yang disampaikan oleh Kabag HTH, Dewantoputra Adhipermana, S.H. “Perlu adanya bimbingan teknis terkait pengelolaan PPID di lingkungan KPU Jawa Tengah, dengan tujuan agar pengelolaan PPID di masing-masing satker Kabupaten/Kota berjalan sebagaimana amanat Undang-undang Keterbukaan Informasi,” kata Dewa. “Harapannya KPU Kabupaten/Kota se-Jawa Tengah nantinya akan menjadi badan publik yang menerapkan prinsip keterbukaan
informasi dan kegiatan PPIDnya berjalan sesuai dengan harapan UU No. 14 Tahun 2008”, sambungnya lagi.
Selanjutnya Acara Rapat Koordinasi Pengelolaan PPID ditutup oleh Paulus Widiantoro, S.E., Divisi Data dan Infomasi KPU Provinsi Jawa Tengah dengan pesan mari kita siap terbuka dan berwibawa.

(Ami Purwandari, 11|11|2020)